Dans la société d’aujourd’hui, la performance est un incontournable pour toutes les entreprises, mais particulièrement pour les PME. Il devient difficile de se démarquer et de constamment améliorer les processus.
Kaizen, 5S, Gamba, cartographie sont tous des termes qui signifient : Amélioration continue. Mais comment s’y prendre lorsqu’on a n’a pas les connaissances, ni les compétences et encore moins le budget pour se lancer dans Kaizen de trois à cinq jours afin de cartographier les processus? Comment améliorer les processus, comment éliminer les gaspillages, comment simplifier le travail de vos employés afin d’augmenter la performance et l’efficacité de votre entreprise?
Avec les années et les formations que j’ai reçues dans le domaine, j’ai développé une méthode simplifiée, afin que mes gestionnaires, qui n’ont pas beaucoup d’expérience en amélioration continue, puisse améliorer eux-mêmes la performance et l’efficience de leurs équipes de travail et inévitablement celle de l’entreprise. Voici, je vous explique.
Il faut commencer par réunir des acteurs clés de l’entreprise pour une séance de travail d’une demi-journée à une journée. Pour un processus réussi et des résultats maximaux, je conseille fortement de faire appel à un consultant ou une tierce personne qui agira comme facilitateur et animateur. Ce dernier devrait avoir des bases en amélioration continue.
Le processus est simple et très efficace. Il se divise en quatre étapes.
La première étape est de faire parler les employés sur leurs préoccupations. Qu’est-ce qui les gênent ou les limitent dans leur travail? Cette partie souvent escamotée est cruciale, car l’écoute des préoccupations sert à faire ventiler les employés sur les frustrations qu’ils vivent dans leur quotidien. Dépendemment de la grosseur du groupe, un maximum de quarante-cinq minutes doit être alloué à cette étape, puisqu’il ne s’agit pas d’une thérapie de groupe. L’animateur écrit sur un post-it géant toutes les préoccupations et range le tout pour plus tard.
À la deuxième étape, il s’agit d’identifier tous les processus importants pour l’équipe ou l’entreprise. Encore ici, un maximum de quarante-cinq minutes à une heure sera suffisant, puisque les premiers processus mentionnés par les employés seront les plus pertinents et ceux qui auront le plus de répercussions positives sur leur travail si nous les améliorons.
La troisième étape est celle de la priorisation des interventions, pour ce faire l’animateur doit ressortir les préoccupations mentionnées à la première étape afin de déterminer les processus qui seront travaillés en premier. Vous comprendrez que les plus grandes frustrations sont souvent liés au plus importants processus .
Les préoccupations vont donc orienter les employés afin de définir les priorités et travailler sur les processus qui leur causent le plus d’irritants. Cette étape peut générer énormément de discussions, il est donc important de prendre le temps nécessaire, soit entre une heure et deux heures.
Pour aider à cette étape, j’aime bien utiliser la matrice impacts/efforts. Cette dernière nous guide à faire les bons choix et de bien cibler les processus qui seront travaillés pour être le plus rentable possible dans notre démarche. Ainsi, il faut indiquer le chiffre correspondant au processus dans le bon cadran. Cadran en bas à droite : beaucoup d’efforts peu d’impacts, cadran en bas à gauche : peu d’efforts peu d’impacts, cadran en haut à droite : beaucoup d’efforts et beaucoup d’impacts et le cadran en haut à gauche : beaucoup d’impacts et peu d’efforts. Normalement, tous les processus qui se retrouvent dans le cadran en haut à gauche seront choisis pour la prochaine étape. Lorsque tous les processus de ce cadran seront améliorés, nous allons nous consacrer au cadran en haut à droite.
Enfin, à la dernière étape il est temps de développer un plan d’action. Pour s’y faire, on doit prendre tous les processus du cadran en haut à gauche et inscrire des actions à très court terme, puisque nous voulons des « quick win », c’est-à-dire des victoires à très court terme afin de donner de la crédibilité à la démarche auprès des employés. Toutes les actions doivent être mises en place dans un délai maximum de trois mois. Par la suite, à chaque trois ou quatre mois, un plan d’action sera créé avec de nouveaux processus à améliorer.
Besoin d’aide pour cette démarche? Contactez-nous afin que nous trouvions pour vous le meilleur consultant pour vous soutenir dans cette dernière.
Sophie Pouliot, CRIA, M.Sc.
Stratège organisationnelle
Buziness.ca
