Un deuxième confinement total a été annoncé mercredi dernier par notre gouvernement. On nous dit que cela devrait durer quatre semaines, mais j’imagine comme moi que vous avez un doute. Nous avons un doute, car nous avons maintenant l’expérience de la première vague. Ce confinement a duré des semaines. Des semaines à ne pas savoir ce qui allait arriver, comment nous devions faire ou ne pas faire les choses, comment agir, qu’allait-il arriver de notre travail, des opérations de notre entreprise, qu’est-ce que nous allions devenir. Évidemment, nous étions tous paniqués et désorganisés. Pour la plupart d’entre nous, il nous a fallu quelques jours, voir quelques semaines pour réaliser ce qui se passait et rebondir pour se mettre en action.

La différence avec ce deuxième confinement, c’est que nous savons ce qui va se passer. Nous savons ce que nous devons faire comme dirigeant et comment préparer nos organisations. Il y a trois scénarios possibles pour votre organisation : dans le scénario un vous êtes une entreprise offrant des services essentiels, donc vous continuerez vos opérations pendant le confinement. Le deuxième scénario est que vous devrez fermer votre entreprise pour la durée du confinement. En ce qui concerne le troisième scénario, vous êtes une organisation qui peut travailler totalement en télétravail.

Dans ces trois situations, vous aurez des actions à mettre en place et vous devrez organiser le tout en fonction de votre entreprise et de vos activités. Si vous devez continuer vos opérations dans ce contexte de perturbation majeure, vous devrez ressortir votre plan de continuité des opérations ou en mettre un rapidement en place. Ce plan de continuité des opérations vous permettra de planifier tout ce qu’il y aura à faire pour prévenir une propagation de la Covid-19 dans votre organisation et ainsi éviter une fermeture. Si vous n’avez pas fait de plan au printemps dernier, je vous encourage fortement à en mettre un en place pour éviter de mauvaises surprises. Sans entrer dans tous les détails du plan, voici un bref rappel des grandes actions :

• Mettre en place une cellule de crise avec un groupe restreint de personnes et désignant un chef ayant de l’autorité pour prise de décision;
• Définissez les rôles et responsabilités des personnes qui composent la cellule de crise;
• Définissez les fonctions et services qui sont considérés comme essentiels dans votre organisation;
• Évaluez les risques possibles et déterminez un plan B;
• Communiquer votre plan à l’ensemble des employés de l’organisation ainsi que les partenaires importants dans la démarche.

Si vous devez procéder à la fermeture de votre entreprise pendant le confinement, vous devrez travailler sur un plan de retour au travail et également planifier les étapes. Rappelez-vous les erreurs faites lors de la dernière réouverture en tentez d’éviter les faux pas. Voici également en bref les actions à réfléchir dans l’élaboration de ce plan :

• Offrez du soutien psychologique à vos employés et vos cadres, si cela est possible;
• Assurez une vigie de l’état de santé de vos employés;
• Orientez vos employés vers l’aide mise en place par nos gouvernements;
• Soyez bienveillant à l’égard de vos équipes de travail malgré votre propre souffrance;
• Communication régulièrement avec vos employés;
• Profitez-en pour faire une revue votre plan de continuité des opérations pour y apporter des ajustements ou en mettre un en place.

Malgré la tempête, vous devrez vous assurer d’être présent pour vos employés. N’hésitez surtout pas à leur demander ce dont ils ont besoin en termes de communication et de soutien. Commencer déjà à communiquer vos intentions face au retour après le confinement pour rassurer vos employés et rester dans l’action de la reprise. Vous pouvez même demander s’il y a des volontaires pour contribuer au plan de retour au travail si ce dernier doit être revu ou s’il doit être développé. Profitez-en pour développer votre personnel et ainsi rendre votre organisation plus compétitive. Prenez ce contexte comme une opportunité de faire différent et de vous démarquer. Soyez présent virtuellement si c’est votre situation, mais soyez présent tout au long de la crise et profitez de cette crise pour redorer votre Marque Employeur. Combien d’employés avons-nous vu changer d’emploi, car ils n’avaient pas été traités avec bienveillance lors de la première crise? Ne soyez pas cet employeur, sortez du lot.

Enfin, je vous suggère de faire preuve de beaucoup d’agilité à travers le passage de cette crise. Cette nouvelle compétence organisationnelle est essentielle et perdurera dans le temps. Mieux vaut des actions incomplètes, mais rapides, que de long processus et solutions complexes et qui ne voient jamais le jour. Utilisez les outils du design thinking pour penser autrement. Je vous suggère d’analyser la façon dont vous et votre organisation vous vous en êtes sortie face à la première vague. Avez-vous pris du temps pour vous adapter ou au contraire vous avez réagi rapidement et vous vous êtes adapté à votre nouvel environnement? Ces quelques questions et analyse de votre réaction face à cette pandémie vous indiqueront votre niveau d’agilité organisationnelle. Vous pourrez ainsi faire un plan d’action pour améliorer votre agilité afin de mieux vous adapter à des évènements nouveaux ou à une prochaine vague.

Communiquer, communiquer et communiquer. On ne le dira jamais assez. Osez poser des questions à vos employés. Ajustez-vous à ceux qui semblent dépassés et donnez plus de responsabilités à ceux qui carburent aux défis, mais évidemment, sans les épuiser.

Ne lâchez surtout pas, les entrepreneurs du Québec sont des personnes fortes et fières qui mettront, j’en suis certaine, tout en œuvre pour passer à travers cette tempête.

Faites-vous accompagner dans cette crise afin de réviser vos processus et vos façons de faire pour devenir plus efficient et agile. Nos services sont très souvent subventionnés par Emploi Québec.

Sophie Pouliot, CRIA, M.S.c.

Stratège organisationnelle au service des PME